Foi publicado no dia 07 de julho de 2021, o Decreto Estadual número 55.987 que institui a Política Estadual de Proteção de Dados Pessoais do Poder Executivo Estadual, em conformidade com a Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD.

Para a publicação do Decreto Estadual, o Governo instituiu em dezembro de 2020 o Conselho de Implementação da LGPD por meio do Decreto Estadual 55.647 e respectivamente o Grupo de Trabalho composto pela Procuradoria Geral do Estado, Secretaria da Fazenda, Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão, Secretaria de Ciência, Inovação e Tecnologia e Companhia de Processamento de Dados do Estado, para elaborar a já mencionada política estadual de tratamento de dados pessoais e sensíveis.

Desde a publicação da LGPD em nível nacional, o Estado do Rio Grande do Sul vem ampliando as discussões acerca da sua aplicação, e o Arquivo Público do Rio Grande do Sul - APERS tem, imbuído suas diversas funções, se debruçado a estudar os impactos da Lei no tratamento arquivístico de acervos e principalmente no acesso aos documentos públicos, sejam aqueles que estão em fase corrente como também àqueles já recolhidos permanentemente com valor histórico. Tem, também, buscado incidir para a aplicação da Lei com base em boas práticas arquivísticas.

Um exemplo nesse sentido disso foi a realização da mesa LGPD e Arquivos Públicos: diálogos para o acesso à informação, tema de abertura na 5ª Semana Nacional de Arquivos, que  suscitou reflexões  acerca das relações entre a Lei e as instituições arquivísticas, considerando o papel que estas desempenham frente à gestão documental, ao direito à memória, à história, ao acesso à informação e à produção de conhecimento. Os estudos e discussões internas têm produzido dúvidas, principalmente a respeito do  inventário de dados pessoais sensíveis no que tange aos documentos históricos e à aplicação da regulamentação em suas interrelações com a Lei de Acesso à Informação, divisor de águas na comunidade arquivística.

Outro exemplo é a inserção da identificação de dados pessoais sensíveis entre as atividades desenvolvidas no âmbito  do projeto de estruturação dos instrumentos de gestão documental do Poder Executivo do RS, que tem o objetivo global de atualizar e ampliar o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos, normatizados pelo Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul.

No Decreto 55.987, a redação cita em alguns momentos as normativas do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), inserções provocadas pelo APERS, como diretriz estratégica à observância das normas do Sistema, de que trata o Decreto nº 52.808, de 18 de dezembro de 2015, no que diz respeito às suas instruções normativas e aos prazos de guarda definidos pela Tabela de Temporalidade de Documentos vigente. Reforçando o conceito de que documentos são dados e informações contextualizados à sua atividade produtora e orgânica, temos que considerar seu tratamento de acordo com o Plano de Classificação existente, bem como seu uso e destinação, de acordo com a Tabela de Temporalidade.

Uma das competências precípuas do APERS é garantir o pleno acesso à informação, que no caso da instituição, caracteriza-se pelo acesso ao conteúdo dos documentos salvaguardados. Conforme JARDIM (2012, p. 403) “considera[m]-se instituições arquivísticas públicas aquelas organizações cuja atividade-fim é a gestão, recolhimento, preservação e acesso de documentos produzidos por uma dada esfera governamental [...] diferenciam-se dos serviços arquivísticos governamentais, outra categoria operacional, que se referem às unidades administrativas incumbidas de funções arquivísticas nos diversos órgãos da administração pública, no âmbito dos quais se configuram como atividades-meio [...]”. Assim, o Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), ao longo de mais de um século, dedica-se ao tratamento técnico dos documentos sob sua salvaguarda, bem com a zelar, difundir e preservá-los.

O acesso aos documentos de arquivo é tratado no artigo 4º da Lei 8.159 de 08 de janeiro de 1.991, o qual assegura que “todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.”

A Carta Magna de 1988 no artigo 5º, que trata dos direitos e garantias fundamentais, por meio do inciso XXXIII estabelece que “todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.” (BRASIL, 1988). Cumpre ressaltar que, se o acesso é um direito, garantido por constituições e leis, conforme exposto acima, o dever de tornar os documentos disponíveis cabe ao arquivo.

O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), inspiração para a legislação brasileira, não revoga ou modifica as leis de informação dos países membros da União Europeia e disciplina que o princípio do acesso público a documentos pode preponderar sobre a proteção de dados pessoais, desde que se tenha previsão legal para tanto e que se busque, tanto quanto possível, harmonizar o acesso público aos direitos de personalidade. Da mesma forma, o regulamento não modifica leis referentes à liberdade de imprensa, à liberdade de expressão ou voltadas à proteção da pesquisa histórica ou científica e tampouco modifica os prazos de classificação de documentos tidos como sigilosos ou de acesso restrito. Igualmente, o regulamento somente se refere ao tratamento de dados de pessoas vivas, não se aplicando quando se trata de documentos históricos referentes a pessoas já falecidas, que compõem a vasta maioria dos acervos arquivísticos recolhidos a instituições públicas.

Parte da matéria que você está lendo foi redigida a partir de um parecer do Comitê Gestor do SIARQ/RS, que está em vias de publicação. O parecer lança olhar para a LAI, os direitos assegurados e reforça a experiência europeia no que se refere a garantia de acesso irrestrito. A discussão não se extingue, mas dá suporte ao Estado, ao Arquivo Público e às instituições que, inicialmente como nós, buscam se apropriar da LGPD e compreender seus impactos.