O Arquivo Público do RS é a autoridade arquivística no âmbito do Poder Executivo do RS e órgão gestor do Sistema de Arquivos do Estado. Por competência, é responsável pelo recolhimento de documentos permanentes produzidos e recebidos pelo Poder Executivo do RS, de órgãos e entidades estaduais em pleno exercício ou extintos, conforme com a Lei Federal 8.159/1991 (Lei de Arquivos), o Decreto Estadual 52.808/2015 (Reorganiza o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS) e a Instrução Normativa SMARH 04/2009.

Na data de ontem, 24 de setembro de 2024, a IN Nº 04/2009, que estabelece os procedimentos para recolhimento de acervos arquivísticos ao Arquivo Público do RS, completou 15 anos. Queremos celebrar a data para marcar a retomada de primodial função arquivística que é recolher à Instituição competente a documentação de valor secundário (probatório, informativo e histórico), além de preservá-la de forma definitiva.

Durante alguns anos, foram efetivados recolhimentos ao APERS, porém de forma "selvagem". Este termo é utilizado para definir grandes massas documentais que são literalmente descarregadas nos arquivos permanentes, sem obediência a critérios técnicos. O APERS realizou tais procedimentos com o intuito de salvaguardar documentos públicos que se encontravam em situação calamitosa e em risco de perda informacional.

Desde 2022 o APERS tem dedicado esforços no sentido de fortalecer o uso da IN, para garantir tal função arquvística, prestando assessoria técnica às secretarias que identificaram, a partir da aplicação dos instumentos de gestão documental, acervos passíveis de recolhimento. Neste sentido, foram recolhidos conjuntos documentais como: Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), Secretaria de Segurança Pública (SSP) e Fundação de Economia e Estatística (FEE).

Com relação à SPGG, os fundos documentais identificados foram: Secretaria de Estado dos Negócios da Fazenda,  Secretaria da Fazenda do Estado do Rio Grande do Sul e Secretaria de Administração e Recursos Humanos.

No que diz respeito à SSP, o fundo identificado foi Polícia Civil abrangendo os seguintes subfundos: Delegacia de Furtos, Roubos e Capturas de Caxias do Sul, Delegacia de Polícia 2º Distrito de Caxias do Sul e Delegacia Especializada de Furtos, Roubos, Entorpecentes e Capturas de Caxias do Sul,  2ª Delegacia de Polícia de Erechim e Delegacia de Polícia de São José do Ouro.  A Polícia Civil tem sido uma referência no que se refere às boas práticas de gestão documental.

A documentação da FEE é composta de um fundo fechado, já que a mesma foi extinta em outubro de 2017. Neste momento, a documentação identificada com valor permanente está em fase de indexação no Sistema  Administração de Acervos Públicos (AAP) e em breve estará disponível para consulta.

Estes conjuntos documentais já estão disponíveis para acesso e consulta, mediante agendamento na nossa Sala de Pesquisa, através do e-mail saladepesquisa@planejamento.rs.gov.br.

Destaca-se que, além da Polícia Civil, outros processos de recolhimento estão em andamento, como o da Secretaria de Meio Ambiente (SEMA) e o da Secretaria de Estado da Saúde (SES).  Para dúvidas ou encaminhamentos de possíveis acervos para recolhimento entre em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-1307.