Iniciado em março de 2026, o Projeto de Descrição Arquivística contempla atividades voltadas à descrição documental, entendida como um conjunto de procedimentos que considera os elementos formais e de conteúdo dos documentos permanentes para a elaboração de instrumentos de pesquisa. A descrição arquivística proporciona uma compreensão mais ampla do conteúdo de um acervo, permitindo a identificação, o conhecimento e a localização dos documentos que o integram.

Inicialmente, está sendo realizada a atualização da descrição institucional do APERS com base na Norma Internacional para Descrição de Instituições com Acervo Arquivístico (ISDIAH), publicada em 2012. Embora permaneça como importante referência institucional, o tempo transcorrido desde sua publicação torna necessária à ampliação dos elementos descritivos, de modo a assegurar a adequação das informações à realidade institucional atual do APERS.

A ISDIAH estabelece os elementos de informação que podem compor a descrição de instituições responsáveis pela custódia, preservação e disponibilização de acervos arquivísticos. Além de definir os tipos de dados que devem ser registrados, a norma fornece orientações para a elaboração, padronização e manutenção dessas descrições em sistemas de descrição arquivística, promovendo maior consistência, interoperabilidade e acesso à informação. A adoção desse padrão internacional contribui para ampliar a visibilidade institucional do APERS, qualificar a gestão da informação e facilitar a identificação dos serviços e recursos disponibilizados à sociedade.

Paralelamente, está em andamento a elaboração do Guia APERS, com base na Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE). O guia é considerado um dos mais abrangentes instrumentos de pesquisa de um arquivo permanente, pois apresenta informações gerais sobre os fundos custodiados pela instituição, além de dados sobre sua estrutura e funcionamento. Trata-se de um instrumento orientador e indicativo, que serve como referência para pesquisadores e demais usuários, reunindo informações sobre acesso, consulta, estado de conservação, condições de uso e eventuais restrições aplicáveis aos documentos.