Projeto do APERS com o Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento tem importante entrega
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O projeto do APERS, que visa a reestruturação e atualização dos instrumentos de gestão documental do Poder Executivo do RS chegou em uma importante etapa de entrega. Chamado de Produto 2, dentro de um escopo de 9 produtos do Projeto, o mesmo traz subsídios ao Arquivo Público todo o levantamento das funções desempenhadas pelas Secretarias de Estado, que executam as chamadas atividades-meio, tais como gestão de recursos humanos, patrimônio, serviços, materiais, governança, orçamento, tributação, finanças, previdência, assistência da saúde, comunicação, assessorias técnicas e jurídicas, bem como a gestão da informação. Os instrumentos hoje utilizados pelas Secretarias contemplam algumas atividades das funções mencionadas, mas não na totalidade necessária para classificar e avaliar os documentos produzidos nesses escopos.
Os subsídios, validados pela equipe técnica do APERS, serão utilizados para consolidação do Plano de Classificação (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), instrumentos utilizados para organização e destinação de documentos, tanto físicos ou digitais, passíveis de eliminação ou de guarda permanente. Também é por meio dos instrumentos que é possível a capilarização das normativas emanadas do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), fomentando a completa gestão de documentos produzidos e recebidos pela administração direta e indireta do Poder Executivo do RS.
O PCD é construído a partir do levantamento das funções do Estado e representa a estrutura de suas atividades, permitindo a classificação arquivística dos documentos produzidos, recebidos e acumulados. A TTD é o instrumento utilizado para a realização da avaliação documental, contendo os prazos de guarda e a destinação final dos documentos conforme sua classificação, seja ou a eliminação daqueles considerados sem valor administrativo ou probatório, ou a guarda permanente daqueles considerados de valor histórico.
Os levantamentos realizados no Produto 2 foram executados na maioria das Secretarias entre os meses de agosto e outubro de 2021, pois todas realizam atividades-meio para a gestão interna. Além da análise da Constituição, decretos, estatutos e regimentos, vários servidores foram consultados para descreverem as funções dos departamentos e divisões, como também suas atividades diárias e produção documental.
A servidora Claudia Melati, da SPGG, participante do projeto como uma responsável setorial de apoio da empresa de consultoria contratada, aborda a importância do projeto e da indicação de servidores que executam as atividades produtoras de documentos: "O projeto do APERS propicia a construção coletiva de conhecimento no tocante ao mapeamento dos mais diversos documentos produzidos no desenvolvimento das atividades de cada setor, resultando na qualificação das entregas do projeto. Cabe ressaltar, ainda, a importância do trabalho colaborativo de mapeamento para subsidiar a efetiva gestão documental junto aos mais diversos setores".
A partir de novembro começarão a ser entregues os subsídios das funções finalísticas de Estado como Saúde, Minas e Energia e em janeiro, Educação, Obras, Meio Ambiente e Infraestrutura. Com previsão de conclusão dos levantamentos em junho de 2022, todas as funções do Estado serão contempladas.
O APERS
O Arquivo Público do RS é a autoridade arquivística do Estado, sendo o órgão gestor do Sistema de Arquivos do RS, responsável pela produção de normativas e orientações sobre gestão de documentos públicos produzidos e recebidos, sejam físicos ou digitais. Para saber mais sobre o APERS, navegue em nosso site www.apers.rs.gov.br e também nas redes sociais.
Quer saber mais sobre o projeto ou participar dos levantamentos? Entre em contato com o Arquivo Público pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou no telefone 51 3288-1351.
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