Finalizando o ano de 2023, compartilhamos nesta edição, informações e números da Divisão de Gestão Documental – DIGED e da Divisão de Preservação, Acesso e Difusão - DIPAD, do mês de dezembro e a consolidação anual.

Divisão de Gestão Documental – DIGED

Assessoria Técnica:

No mês de dezembro foram solicitadas e realizadas 03 (três) assessorias técnicas, para os seguintes órgãos: Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão e BADESUL, totalizando em torno de 05 (cinco) horas de atividades. No ano de 2023 houve 63 (sessenta e três) assessorias em gestão documental, totalizando 101 horas de dedicação in loco.

Tratamento de acervos:

Referente ao tratamento dos acervos das extintas Companhia de Artes Gráficas - CORAG, Fundação de Desenvolvimento de Recursos Humanos - FDRH e Fundação de Economia e Estatística - FEE, no ano de 2023 atingimos os seguintes números:

PROAS de eliminação:

No mês de dezembro recebemos 08 (oito) processos de eliminação de documentos, oriundos dos seguintes órgãos: Brigada Militar (BM) e Polícia Civil (PC) e SUSEPE. Destes, 07 foram aprovados segundo as normativas e 01 foi reprovado por alguma inconformidade na listagem de eliminação, sendo reencaminhado a origem com orientações para correção.

Editais consolidados - Ano 2023 (.zip 3,44 MBytes)

Neste ano que passou começamos a utilizar a ferramenta Power BI para monitorar as atividades de assessoria técnica aos órgãos e entidades do estado, tratamento técnico de acervos, e gestão documental vinculada aos fluxos de eliminação de documentos após a avaliação. É importante, por meio de dados, mostrar os ganhos que uma correta gestão de documentos podem agregar na tomada de decisões, segurança informacional e racionalização de espaços públicos destinados a armazenamento de acervos.

No que tange à racionalização dos espaços públicos, elaboramos uma metodologia de cálculo por metro quadrado utilizado para armazenamento de arquivos. Considerando que o mobiliário utilizado em arquivos são estantes de aço de em torno 6 a 7 prateleiras, cada uma com 1 metro linear de documentos, entende-se que cada estante recebe em torno de 6 a 7 metros lineares. Transformamos isso em metros quadrados a partir da multiplicação por 0,34 que é a largura em metros do padrão de caixa Box.

Calcule usando a fórmula:

M² = ML * C

M² = é a área em metros quadrados ocupada pela caixa;

ML = é o comprimento em metros lineares;

C = é a largura em metros

Nos gráficos a seguir apresentamos a “precificação” destes espaços liberados com relação ao cálculo do metro quadrado na região do Centro Administrativo Fernando Ferrari – CAFF, para compra/venda ou aluguel. No caso da compra/venda o número calculado é único. No caso do preço do aluguel é um custo mensal de manutenção.

Cabe ratificar que esse valor não representa uma economia literal de custos de armazenagem, mas sim, uma ideia, de que com gestão documental, os órgãos e entidades conseguem racionalizar seus espaços, que possuem uma carga orçamentária grande de manutenção.

Em situações de terceirização da guarda de arquivos, cada vez mais corriqueiras, com a defesa que seja mais eficiente financeiramente e benéficas em questões técnicas, é necessário garantir – e cada dia mais defender – que a gestão documental perpassa as rotinas exclusivamente de recolhimento de documentação histórica, mas também que ela está no dia a dia das pessoas e ações públicas, impactando a tomada de decisões, agilizando a recuperação de dados e informações, além de minimizar a burocracia no âmbito do acesso por meio da transparência ativa.

De acordo com a Lei 8.159 de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências:

é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação; A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta Lei; Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.”

O Conselho Nacional de Arquivos, órgão colegiado responsável pelas políticas públicas de gestão em arquivos, pela resolução do CONARQ nº 6, de 15 de maio de1997, que dispõe sobre diretrizes quanto à terceirização de serviços arquivísticos públicos, considera “que cabe à Administração Pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”.

Divisão de Preservação, Acesso e Difusão – DIPAD

Com relação aos números da DIPAD referentes ao mês de dezembro de 2023 e a consolidação anual, segue abaixo dados sobre atendimento ao cidadão e ao pesquisador, respectivamente recepção e sala de pesquisa, informações sobre visitas guiadas realizadas e indexação de documentos dos acervos dos Poderes Executivo, Judiciário e imagens do acervo do Registro Civil. Além disso, as oficinas de educação patrimonial oferecidas à comunidade escolar ao longo do ano. Acompanhe abaixo:

Dezembro de 2023

Compilado

Em 2024 continuamos com o nosso compromisso de transparência e prestação de contas à sociedade do trabalho realizado pelo Arquivo Público do RS!