A força-tarefa criada pelo Arquivo Público do RS (APERS), iniciada no dia 15 de maio de 2024, para atuação no salvamento e recuperação dos arquivos da Secretaria de Habitação e Regularização Fundiária (SEHAB) e Companhia Estadual de Silos e Armazéns (CESA) é finalizada. 

Servidores do APERS, acompanhados de voluntários e voluntárias do S.O.S Memória e Patrimônio do RS e alguns representantes das secretarias, os pontos focais, atuaram no salvamento da documentação com apoio do Exército Brasileiro. No caso da CESA e da SEHAB, a primeira medida foi a retirada emergencial e realocação em espaço seco e arejado da documentação, para assim ser iniciada a etapa de secagem, seja por meio de varais ou entrefolhamento com papel absorvente. 

Os arquivos salvos são constituídos de documentos da colonização do Estado do Rio Grande do Sul, dados relacionados a terras públicas, programas habitacionais, armazenamento e secagem de grãos, assim como documentos administrativos, de caráter intermediário.   

Ao fim da intervenção, o Arquivo Público elaborou um relatório com as recomendações das atividades futuras, para continuidade dos trabalhos que ainda restam nos acervos e que as instituições deverão viabilizar. A sugestão para os documentos encadernados e avulsos, além de documentações cartográficas, é de que a SEHAB viabilize a contratação de serviços especializados de restauração. Cabe destacar que o APERS também orientou que a Pasta aplique os instrumentos de gestão documental vigentes no Estado do RS, realizando a eliminação do que já pode ser descartado e, ainda, proceda com o recolhimento de documentos históricos ao Arquivo Público.  

No caso da CESA, o arquivista da Secretaria da Agricultura, Pecuária, Produção Sustentável e Irrigação (SEAPI), Adão Tadeu Fraga da Silva Junior e equipe do Arquivo Geral da Pasta, continuam com os tratamentos necessários como, secagem e estabilização do suporte, aos documentos sinistrados, exemplo de plantas de engenharia dos silos e armazéns, pastas funcionais, processos administrativos e livros contábeis. Alguns voluntários apoiaram inicialmente estas atividades.

Destaca-se que, infelizmente, mesmo diante de tantos esforços, muitos documentos foram identificados como irrecuperáveis devido ao tempo que ficaram expostos à força das águas, esgoto e demais resíduos. Assim, documentos precisaram ser encaminhados à reciclagem seguindo os ritos estabelecidos pela Instrução Normativa nº 01, de 16 de dezembro de 2016, que estabelece os procedimentos para a eliminação de documentos de guarda temporária nos órgãos do Poder Executivo Estadual. 

A força-tarefa coordenada pelo Arquivo Público, continua em outras secretarias do Estado, com os servidores da Instituição e com os arquivistas vinculados das Pastas. O apoio da rede de conservadores-restauradores e dos voluntários do S.O.S Memória e Patrimônio tem sido de grande valia para o desenvolvimento dos trabalhos.   

O APERS permanece com seu compromisso de transparência, desta forma, continue nos acompanhando por aqui e pelas redes sociais para ficar por dentro do S.O.S Memória e Patrimônio do RS!