O auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari (Caff), na região central de Porto Alegre, recebeu servidores de diversas secretarias e órgãos do governo estadual na última sexta-feira (24) para o primeiro encontro do workshop “Gestão Documental: Estruturação e Aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos”. A oficina foi promovida pelo Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS) em parceria com a Escola de Governo (EGov), ambos vinculados à Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG).  

O workshop foi organizado em três dias, iniciando nesta sexta-feira, e terá sua continuação nos dias 1º e 08 de dezembro. A explanação no primeiro dia ficou a cargo dos professores convidados Francisco Cougo Jr., da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), e Clarissa Schmidt, da Universidade Federal Fluminense (UFF), parceiros da equipe técnica do Arquivo.

“O workshop é de extrema importância para conscientizar sobre a relevância da gestão documental no Estado”, declarou a diretora do APERS, Aerta Grazzioli Moscon. “A atualização e a ampliação dos instrumentos são essenciais para a gestão, a preservação e o acesso dos documentos públicos, e a participação dos colegas servidores é fundamental para assegurar que esses instrumentos sejam abrangentes e atendam plenamente todas as funções do Estado”, completou.

A apresentação buscou estimular a estruturação colaborativa dos novos instrumentos de gestão documental do Poder Executivo estadual e habilitar os agentes públicos à aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos, entre outros objetivos. Dentro da administração pública estadual, o Plano de classificação e Tabela de temporalidade indicam quais documentos podem ser eliminados ou que devem ser guardados permanentemente.    

 “Cada servidor tem um papel importante na política de gestão de documentos e pode colaborar através da utilização das ferramentas de execução. Até chegarmos ao destino do documento, que compreende sua eliminação ou guarda permanente, é necessário fazer algumas coisas antes, como classificá-los e avaliá-los”, acrescentou Clarissa.

Os próximos encontros, que acontecerão nos dias 1º e 8 de dezembro, serão focados na análise da produção documental levantada pelos servidores participantes, classificando-a e avaliando-a na nova estrutura do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos que está em processo de atualização e ampliação pela equipe técnica do APERS. Ainda, as Instruções Normativas de Eliminação e de Recolhimento serão abordadas.