Nova formação do Comitê Gestor do Sistema de Arquivos do Estado realiza primeira reunião de trabalho
Grupo discutiu pautas prioritárias sobre a gestão de arquivos do Estado
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A primeira reunião do Comitê Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS) com a nova designação dos integrantes ocorreu nesta quinta-feira (23/11), no Centro Administrativo Fernando Ferrari (CAFF), em Porto Alegre.
O SIARQ/RS, criado em 1989, tem a finalidade de implementar as políticas de Gestão Documental no Poder Executivo Estadual. Dentre seus objetivos destacam-se racionalizar e padronizar a produção de documentos arquivísticos públicos, assegurar a proteção e a preservação da documentação e regular o acesso aos documentos.
A reunião foi pautada por assuntos relativos à normatização da gestão documental no âmbito do Poder Executivo do Estado, responsabilidade principal do comitê. O subsecretário de Patrimônio do Estado (SPE) da SPGG, Vinícius Deprá, realizou a abertura do encontro, ao lado da diretora do Arquivo Público do Rio Grande do Sul (APERS), Aerta Grazzioli Moscon.
“A gestão documental é um tema essencial para o Estado e a subsecretaria de Patrimônio está à disposição para dar todo o apoio e suporte necessários as atividades conduzidas pelo comitê”, declarou Deprá. “De forma vanguardista, o prédio do Arquivo Público foi pensado especificamente para a preservação e gestão adequada dos arquivos, para resguardar documentos que subsidiariam direitos dos cidadãos”, ressaltou o subsecretário sobre a concepção do prédio onde o APERS está instalado desde 1912.
Para Aerta, que preside o comitê gestor, uma das tarefas mais árduas dentro da arquivologia é conscientizar sobre a importância da preservação dos documentos da nossa história. “Precisamos de gestão, preservar a documentação e oportunizar acesso”, disse a diretora. “Uma das competências do Arquivo Público é atuar como o órgão gestor do Sistema de Arquivos e estamos atualizando os instrumentos de gestão, o Plano de classificação e a Tabela de temporalidade, tarefas para as quais precisaremos bastante do comprometimento e do apoio de todos”, completou.
Além do APERS, o comitê gestor do SIARQ/RS é formado por integrantes do Arquivo Histórico do Rio Grande do Sul (AHRS), da Casa Civil, da Procuradoria-Geral do Estado (PGE-RS), da Procergs, das secretarias de Cultura (Sedac), Segurança Pública (SSP), Fazenda (Sefaz) e do Tribunal de Contas do Estado (TCE), como convidado. A presidente do Sistema de Arquivos do Estado é a secretária de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), Danielle Calazans. A próxima reunião do comitê está prevista para a segunda quinzena de janeiro.
Após a abertura e integração, os professores convidados Francisco Cougo, da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) e Clarissa Schmidt, da Universidade Federal Fluminense (UFF), realizaram uma apresentação sobre a importância da elaboração de instrumentos de gestão arquivística para transparência dos atos públicos e preservação da memória. Dentro da administração pública estadual, o Plano de classificação e Tabela de temporalidade indicam quais documentos eliminar ou a guarda permanentemente.
O Arquivo Público vem desenvolvendo a restruturação dos instrumentos vigentes, que serão analisados e avalizados no âmbito do comitê. Nesta sexta-feira (23/11), os professores iniciarão um workshop sobre o tema aos servidores do Estado, no auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari (CAFF).
