Em julho de 2023, o APERS, na retomada da execução da IN 04 - que trata sobre o recolhimento de arquivos permanentes no Estado do RS – iniciou o tratamento de um conjunto documental valiosíssimo de 60 livros que registram o controle dos referidos terrenos foreiros e registros tombo que perpassam desde a época do Império até a República, como as seguintes datas-limite gerai 1835 – 1991. 

Além do controle dos registros dos terrenos foreiros, o conjunto documental é composto também pelo controle do Registro Tombo dos imóveis próprios do Estado e documentos afins produzidos pela Diretoria de Patrimônio e Diretoria Técnica, vinculados ao Tesouro do Estado do Rio Grande do Sul. 

 Além de pesquisas relacionadas à história arquivística e legislação, foram realizadas reuniões de equipe para definição dos fundos arquivísticos, tipologias documentais e metadados a serem inserido em banco de dados de gestão arquivística, o AAP (Administração de Acervos Públicos). Foram definidos dois fundos: Secretaria de Estado dos Negócios da Fazenda (Lei de 4 de outubro de 1831) e Secretaria da Fazenda do Estado do Rio Grande do Sul (Ato n° 141, de 21 de março de 1890). 

Iniciou-se, por fim, a criação do Quadro de Arranjo no AAP.

Em novembro de 2023, foi iniciada a indexação dos dados dos documentos no Sistema AAP e, em janeiro de 2024, os 60 livros foram disponibilizados para acesso e pesquisa.

Após a disponibilização, a equipe tem se dedicado à organização de um segundo conjunto documental, este abrangendo meados do século XIX até 2017, processos administrativos que destinam-se também, ao registro e cadastro e controle de imóveis que são propriedades do Estado do RS. Este conjunto é composto de aproximadamente 900 caixas-arquivo.