O Dia Internacional da Proteção de Dados, celebrado em 28 de janeiro, constitui um marco global de conscientização sobre aimportância da privacidade e da segurança no uso de dados pessoais. A data convoca instituições públicas a revisarem suas práticas de governança informacional e reforça a necessidade de alinhamento permanente às disposições da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e da Lei de Acesso à Informação (LAI). O fato se deve à relação indissociável entre proteção de dados pessoais, tratamento da informação e acesso responsável às informações públicas.

A proteção de dados pessoais, conforme definido pela LGPD, estabelece parâmetros claros para o tratamento de informações referentes a pessoas naturais, especialmente no setor público. Seus princípios – como finalidade, adequação, necessidade, segurança, prevenção e responsabilização – devem orientar toda a gestão documental, desde a produção dos documentos até sua destinação final. A observância desses princípios previne tratamentos excessivos, acessos indevidos, fragilidades de segurança e utilizações incompatíveis com o interesse público. Além de garantir segurança jurídica, contribui para que as práticas de gestão documental se tornem mais transparentes, estruturadas e alinhadas aos direitos fundamentais dos titulares dos dados. Assim, a proteção de dados não é uma etapa isolada, mas parte essencial da governança da informação pública.

O tratamento da informação envolve operações técnicas – tais como coleta, classificação, uso, armazenamento, compartilhamento e eliminação – que devem seguir metodologias arquivísticas, requisitos legais e protocolos de segurança. Sua efetividade está diretamente relacionada à adoção de instrumentos como Planos de Classificação, Tabelas de Temporalidade, políticas de interoperabilidade e normas de gestão documental. Otratamento adequado dainformação exige: classificação e identificação precisas, distinguindo dados pessoais, informações sigilosas e documentos de acesso público; aplicação dos prazos de guarda e destinação; garantia da autenticidade, integridade e rastreabilidade; controles de acesso adequados, alinhados à natureza e sensibilidade das informações; interoperabilidade e segurança, assegurando que a circulação de informações entre órgãos seja eficiente e juridicamente segura.

O tratamento da informação atua, assim, como ponto de convergência entre proteção de dados, transparência, eficiência administrativa e direito ao acesso à informação, demandando articulação entre áreas arquivísticas, jurídicas e tecnológicas. A poteção e o acesso à informação somente se concretizam quando a administração pública dispõe de sistemas organizados de gestão documental. Documentos íntegros, classificados adequadamente e preservados de acordo com normas técnicas permitem que a publicidade seja eficaz e que o Estado responda de maneira ágil, consistente e fundamentada às demandas da sociedade. Dessa forma, o acesso à informação deve ser compatibilizado com a proteção de dados pessoais. Isso significa que a disponibilização de informações não pode violar a privacidade ou expor dados sensíveis, exigindo medidas como anonimização, ocultaçãoparcial e restrição de acesso. Essa conciliação é central para grantir tanto a transparência quanto a salvaguarda de direitos individuais.

A articulação entre a LAI e a LGPD demanda atuação integrada e tecnicamente fundamentada. A LAI garante o acesso à informação como regra geral, enquanto a LGPD estabelece salvaguardas para proteger os direitos fundamentais dos titulares de dados pessoais. A administração pública deve aplicar ambas as normas de forma harmoniosa. Esse equilíbrio garante que os princípios democráticos de publicidade possam coexistir com a proteção à privacidade, assegurando um ambiente institucional mais seguro, transparente e responsável.

Nesse cenário, os arquivos públicos, enquanto instituições responsáveis pela gestão, preservação e acesso aos documentos, cumprem função essencial na garantia da transparência e da proteção da informação. No estado do Rio Grande do Sul, o Arquivo Públicodo do Estado (APERS) atua como órgão central do Sistema de Arquivos, orientando e normatizando a gestão documental no âmbito do Executivo estadual. Entre suas atribuições estão a definição de diretrizes para classificação, avaliação e destinação documental; acompanhamento e orientação para o cumprimento da LGPD e da LAI; a promoção do acesso responsável às informações públicas, conforme os limites legais; e o apoio aos órgãos públicos na estruturação deprocessos de governança documental e informacional. Com isso, o APERS contribui diretamente para que o Estado equilibre transparência, memória institucional, eficiência administrativa e proteção aos dados pessoais. Nesse Dia Internacional da Proteção de Dados, portanto, o Arquivo Público do RS reafirma o compromisso com práticas de gestão documental responsáveis, transparentes e alinhadas aos direitos fundamentais. Ao contribuir com a harmonização dos preceitos LGPD e da LAI, o APERS ocupa, mais uma vez, a condição de pilar essencial à preservação, à transparência e ao acesso responsável ao patrimônio documental do Estado.