Publicada Instrução Normativa sobre os documentos estaduais atingidos pelas enchentes
Publicação:
A partir do desastre climático que acometeu nosso Estado entre abril e maio deste ano, além de vidas, residências, pontes, estradas, comércios, produção agrícola e toda a profusão de perdas, notadamente arquivos e documentos públicos estaduais também foram atingidos. Nesse sentido, o Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), órgão gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), e seu respectivo Comitê Gestor elaboraram uma Instrução Normativa sobre a destinação de documentos atingidos pelas enchentes.
Atualmente a Instrução Normativa SMARH 01, publicada em 2016, estabelece os procedimentos para a eliminação de documentos de guarda temporária nos órgãos do Poder Executivo Estadual, e em seu artigo 9º, inciso I dispõe que:
Documentos públicos atingidos por sinistro devem ser tratados imediatamente após a ocorrência do fato, visando a recuperação da informação, conforme legislação e diretrizes vigentes, a fim de que sejam aplicados os instrumentos de gestão documental.
§ 1º - Somente serão passíveis de eliminação sem a aplicação da TTD, os conjuntos documentais com dano irreversível, comprovado mediante sindicância administrativa, a ser remetida para aprovação da eliminação pelo Órgão Gestor do SIARQ/RS – o APERS”.
Assim, fica normatizada a eliminação de documentos atingidos por sinistros, como alagamentos e incêndios, mediante comprovação dos fatos por meio de sindicância.
No contexto das enchentes, sendo o evento do sinistro público e notório, foi necessária a orientação do SIARQ/RS aos servidores e gestores públicos a partir da Instrução Normativa SPGG nº 10/2024, publicada em 15 de julho de 2024, a fim de caracterizar a destinação de documentos sinistrados com possíveis perdas totais, com danos irreversíveis ou danos reversíveis.
ACESSE A INSTRUÇÃO NORMATIVA SPGG Nº 10/2024 AQUI
De acordo com o “Protocolo de apoio e recuperação dos arquivos estaduais atingidos pelos alagamentos”, noticiado internamente ao Poder Executivo por meio de ofícios, reuniões e visitações da equipe técnica do APERS, os responsáveis deverão proceder com a transferência dos documentos para espaço onde poderão ser recuperados e adquirir os equipamentos de proteção individual (EPIs), materiais e demais ferramentas necessárias, além de estruturar as equipes para este trabalho.
O órgão ou entidade deve sempre proceder priorizando o salvamento e recuperação dos documentos sinistrados, sendo a opção da eliminação considerada a partir da classificação dos danos identificados, tornando a destinação dos documentos atingidos mais transparente, dando ciência à Administração Pública e à sociedade gaúcha das perdas documentais.
Casos onde houve perdas informacionais e de suporte físico do documento, a primeira medida foi dispensar a obrigatoriedade da abertura de processo de sindicância, visto que por questões óbvias e públicas, os impactos causados pelas enchentes não puderam ser controlados ou dirimidos a tempo. O Arquivo Público procederá com as autorizações e reconhecimentos dos fatos, que deverão ser registrados a partir de relatórios contendo fotografias, notícias e preenchimento dos documentos anexos à Instrução Normativa.
A classificação do dano é de suma importância na definição de ações de destinação:
I - perda total: trata-se dos casos em que não há mais a materialidade do suporte dos documentos;
II - dano irreversível: trata-se dos casos em que, mesmo havendo a materialidade do suporte, o dano torna irrecuperável o conteúdo informacional dos documentos, fazendo-os inservíveis;
III - dano reversível: trata-se dos casos em que, apesar do sinistro, é possível a identificação da informação e proceder com a estabilização e recuperação do suporte do documento.
Nos casos de documentos atingidos pela enchente que já se encontravam classificados e avaliados com previsão de eliminação até 2026, poderão ser descartados antecipadamente ao que define a Tabela de Temporalidade de Documentos vigente. Neste sentido, a permissão desta medida considera o alto dispêndio de recursos públicos que seria empregado na recuperação de documentos tão brevemente passíveis de descarte.
Reiteramos a necessidade de uma avaliação profunda na documentação sinistrada a fim de que a eliminação seja sempre uma exceção, pois a recuperação dos arquivos deve ser a regra para os órgãos e entidades do Executivo Estadual.
Mantemo-nos à disposição para dúvidas da aplicação da IN a partir dos canais oficiais: siarq-apers@spgg.rs.gov.br ou 51 3288-1351 ou 1354.