O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS) inicia o ano de 2025 com uma grande novidade para a gestão documental: a atualização do Plano de Classificação de Documentos (PCD) e da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) aplicados às atividades-meio do Poder Executivo do RS.

Após um intenso processo de estudos, consultas, revisão e consolidação ao longo de 2023 e 2024, esses importantes instrumentos passarão pela avaliação e aprovação do Comitê Gestor do Sistema de Arquivos do Estado (CGSIARQ/RS), reforçando seu papel fundamental, de acordo com o Decreto Estadual nº 52.808/2015, na gestão e preservação documental do estado.

Essa atualização chega em um momento estratégico, visto que a última versão dos instrumentos foi publicada em 2017 e já não atendia plenamente a organização do Estado e suas respectivas demandas, que hoje estão imersas em processos de transformação e serviços digitais. Os documentos foram redesenhados para contemplar uma estrutura mais moderna, funcional e didática. Entre as inovações, destacam-se a inclusão de códigos de classificação para os tipos documentais, superando a limitação da versão anterior, que se restringia aos níveis de série, subsérie e etapas da atividade. Agora, os instrumentos adotam três níveis funcionais hierárquicos – função, subfunção e atividade – o que os torna mais simples de entender e aplicar. Essa especificidade melhora a eficiência na gestão dos documentos, permitindo um controle mais rigoroso sobre a criação, manutenção e destinação final dos documentos. Além disso, a utilização de códigos padronizados contribui para a uniformidade e a interoperabilidade entre diferentes sistemas de gestão documental, o que é essencial em um ambiente cada vez mais digital e integrado. Para os usuários que aplicam esses instrumentos, a inclusão de códigos de classificação torna o processo de organização e arquivamento mais intuitivo e menos sujeito a erros. Com códigos claros e específicos, os servidores podem identificar rapidamente a categoria correta para cada documento, reduzindo o tempo e o esforço necessários para a classificação.

Além das mudanças estruturais, o processo de validação também representa uma grande novidade. Alinhado às diretrizes do Decreto Estadual nº 52.808/2015, que regulamenta as competências do CGSIARQ/RS, o APERS também está disponibilizando internamente, para os servidores da administração direta e indireta, a possibilidade de analisar a última versão consolidada. Será uma nova rodada com os gestores e servidores, imersos nas atividades de gestão documental. Paralelamente, também está sendo aberta a participação de organizações externas e do público em geral, incluindo associações, conselhos e outras entidades ligadas à Arquivologia, História e preservação da memória e patrimônio que se interessarem pelas análises. O objetivo é promover uma construção colaborativa, permitindo sugestões e melhorias antes da aprovação final.

Com previsão de publicação oficial nos primeiros meses de 2025, o PCD e a TTD atualizados prometem ser marcos na modernização da gestão documental do Rio Grande do Sul, contribuindo para a preservação da memória institucional e para a construção de um Estado mais eficiente e conectado à era digital.

Se você está interessado(a) na colaboração, abaixo estão anexados os dois documentos em .doc, abertos para comentários. O prazo limite para apresentação das análises é até o dia 31 de janeiro. Envie os documentos editados, com marcações em vermelho (seja em linhas ou escritas) para o e-mail siarq-apers@spgg.rs.gov.br.

As dúvidas podem ser dirimidas pelos telefones (51) 3288-1351 ou (51) 3288-1354.